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1、受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)或獨(dú)立存檔管控，并能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認(rèn)證辦共同管控。

2、這是一種標(biāo)準(zhǔn)性、責(zé)任制的文件，必要修改時(shí)需要進(jìn)行申請(qǐng)，并登記ECN文件，審核批準(zhǔn)，同時(shí)ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對(duì)稱，凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受控文件，也就是說(shuō)凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以復(fù)制閱讀參考，但復(fù)制的文件不生效。許多公司還將受控文件拍成照片，上傳到內(nèi)部局域網(wǎng)，以供有需要或爭(zhēng)議時(shí)直接在網(wǎng)絡(luò)上查看，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來(lái)說(shuō)這些文件是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：成本手冊(cè)、程序文件、各種規(guī)章制度、定額、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等。 受控文件作廢時(shí)，應(yīng)從所有使用場(chǎng)合及時(shí)收回，以防止其誤用。

3、受控文件，之所以需要“受控”，是因?yàn)槠渲匾裕瑯?biāo)準(zhǔn)性和責(zé)任性。所以，需要制定相關(guān)的管理制度，并由文控部門進(jìn)行管控監(jiān)督，防止被非正規(guī)修改，或?qū)ξ募恢匾?、隨意損壞或丟失。正是因?yàn)槠渚哂袠?biāo)準(zhǔn)性，所以如有修改版或新版本分發(fā)出去，需要回收舊的文件，以防止誤用。這也是受控文件與其他文件的最大區(qū)別。因此，復(fù)印版的受控文件是不生效的，只能用于了解參考，不作為標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的依據(jù)。